خطوات للنجاح والتفوق الدراسي (الجزء الثاني )

تنظيم الوقت ::

نصائح مهمة لتنظيم الوقت


عدم اهمال الطالب الوقت المخصص لوجبة الإفطار أو الوجبات الأخرى ،ووجبة الإفطار هي أساسية مهمة بالنسبة للطالب ، فهي تعطي للجسم الطاقةالمناسبة خلال اليوم الدراسي ، فالعضلات تحتاج إلى طاقة لتعمل بتشاط ، والدماغ يحتاج إلى طاقة ليعمل على نحو صحيح ، لذلك من الأهمية أن يتناول الطالب وجبة الإفطار قبل التوجه إلى المدرسة .

ـ لأخذ بمبدأ المرونة قدر الإمكان عند تنفيذ جدول تنظيم الوقت .

ـ استغلال فترة الصباح الأولى وفترة المساء للمذاكرة الفاعلة ، ففيها يكون الذهن في أقصي حالات الإستيعاب للمعلومات .

ـ لأخذ بدافع الجدية عند تطبيق جدول تنظيم الوقت وتنفيذ محتوياته، فالإصرار الذاتي عند الطالب عند تنفيذ برامج الجدول هو الذي يحقق المعجزات الدراسية للطالب.




لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد .

في عصرنا الحالي ظهر العديد من الأمراض و الفيروسات الخبيثة مثل الكوليرا والسل التي تصيب جسم الإنسان وربما تودي بحياة الشخص المريض إذا لم يعالج منها علاجا كاملا أو يحتاط لها بسبل الوقاية اللازمة.
ولكن هناك عدة أنواع من الأمراض والفيروسات الخبيثة التي قد تلحق ضررا بالغا بمجمل الكيفية والأساليب التي يدير بها كل إنسان وقته وتعتبر المماطلة أو التسويف واختلاق الأعذار من أكثر هذه الأمراض خطورة بل وتعد العدو الأول لإدارة وتنظيم الوقت، الحقيقة أن لا أحد يحب المماطلة و اختلاق الأعذار فهو وباء على حياتهم ، فما هو التسويف ؟ ولماذا نماطل؟ وكيف نتوقف عن اختلاق الأعذار؟

ما هي المماطلة ؟
كلمة تصف واحد من أكثر الأمراض المنتشرة التي عرفتها الإنسانية وهي واحدة من أكثر العادات مكرا و غدرا.
وإذا قمنا بتعريف المماطلة فسنجدها هي أن تقوم بمهمة ذات أولوية منخفضة بدلا من أن تنجز مهمتك ذات الأولوية العالية أو الميل لتأجيل وأداء المهام و المشروعات وكل شي حتى الغد أو بعده بقليل وفي مرحلتها النهائية عن طريق اختلاق الأعذار، ونظرا لأنه يتم تأجيل كل شيء فإنه لا يتم أداء أي شيء ، وأن تم أداءه فإنه سيجيء مبتورا وناقصا وغير مكتمل ، مثلا تتناول كوبا أخر من الشاي بدلا من أن تعود إلى عملك أو مذاكرتك بالتعذر بأنك محتاج إلى كوب أخر حتى تستعيد انتباهك،تجلس لمشاهدة التلفاز بينما ينبغي عليك الذهاب لإنجاز أحد أهم أنشطتك وتتعذر بأن هناك متسع من الوقت لإنجاز ما نريد فيما بعد…
وعقب فترة الحضانة تلك بمدة قصيرة للغاية يبدأ الفيروس التسويف في الانتشار ويبدأ الإنسان ينتقل من أزمة لأخرى وتكون المحصلة عدم إنجاز أو إتمام أي شيء بالكفاءة والدقة المطلوبتين .

هل أنت مماطل؟
لتحديد ما إذا كنت قد أصبت بمرض المماطلة أم لا…نطرح عليك بعض الأسئلة التالية التي تحدد الإجابات عليها درجة خطورة المرض واستفحاله:
هل أنا من أولئك الأشخاص الذين يخترعون الأسباب أو يجدون الأعذار لتأجيل العمل؟
هل أكون محتاجا دائما للعمل تحت ضغوط شديد لكي أكون كفء ومنتجا؟
هل أتجاهل اتخاذ تدابير صارمة لمنع تأجيل أو تأخير إنجاز أي مشروع؟
هل أفشل في السيطرة على المشكلات غير ذات العلاقة بالمهمة والمعوقات الأخرى التي تمنع استكمال المهمة؟
هل أشعر أحيانا بأنني لا أهتم بإنجاز العمل.
هل أكلف الزملاء بأداء عمل من الأعمال التي لا تروق لي؟
هل أترك المجال للمواقف السيئة حتى تستفحل بدلا من التصدي للمشكلة في الوقت المناسب؟
إن غلبت الإجابة على هذه الأسئلة بكلمة(دائما) فإن الفيروس سيكون قد انتشر في كل أنحاء الجسد وأن كانت الإجابات الغالبة هي (بعض الأحيان )فلا يزال هناك متسع من الوقت لتناول الدواء الشافي أما إن غلبت الإجابة بكلمة(قليلا) فإن الفيروس لا يزال يمر ببدايات فترة الحضانة ،ولكن ومهما كانت الإجابات ستجد كل منا يماطل في هذا الجانب أو ذاك ، وذلك لسبب بسيط هو أن معظم البشر يماطلون أيضا ، فعلى سبيل المثال هناك العديد من المديرين الذين يستعدون لاجتماعات مهمة في لحظة أو قبل دقائق قليلة من موعد الاجتماعات وأيضا يوجد العديد من الطلاب وتلاميذ المدارس ممن لا يعكفون على استذكار دروسهم إلا خلال الليلة التي تسبق الامتحان النهائي ، يتقدم البعض لشغل وظيفة من الوظائف بعد انتهاء موعد التقديم ، إن كل هذه الأمثلة تعد نماذج من أشكال المماطلة واللامبالاة المتعددة.

صفات المماطلون و اللامبالون:
يتسم المماطلون بصفات سلبية عدة من أهمها:
* أنهم يرغبون في فعل شيء ما بل ويتخذون قرارا بهذا الشأن.
* عادة ينتهي بهم الأمر لعدم أداء أي شيء لأنهم لم يتابعوا تنفيذ قراراتهم.
* يدركون ولو جزئيا النتائج السلبية لعدم قيامهم بتنفيذ قراراتهم أي أنهم يعانون.
* يمتلكون مواهب عالية لاختراع الأعذار لعدم إنجاز ما كان يجب عليهم إنجازه، وذلك في محاولة لكبت ما يسمونه بتأنيب الضمير.
* يغضبون بسرعة ويتخذون قرارات جديدة.
* لا ينفذون هذه القرارات الجديدة أيضا وبهذا يماطلون أكثر.
* يستمرون في تكرار الأشياء نفسها ويسيرون في الدائرة ذاتها حتى تنشأ أزمة لا يستطيعون حلها ومن ثم لا يجدون أمامهم إلا خيار واحدا وهو إنجاز ما بدءوه.
* إن أسوأ ما في المماطلة والتسويف هو تحويلها لنمط من الحياة قد لا نشعر به و ذلك بسبب تحويلها إلى عادة إلا أنها بكل أسف عادة سلبية لا تؤدي إلا لمزيد من الضغوط والمشكلات والصعوبات.


أعراض التسويف أو المماطلة:
يمكن توقع ومنع ومحاربة المماطلة وذلك بتطبيق آليات عده، هناك سلوكيات و أفعال تكون أعراض لمرض المماطلة والتي يجب أن تنتبه إليها دائما وتتفاداها:
* ترك العنان للتفكير بحيث تأخذنا الأحلام أو الذكريات بعيدا عن العمل أو المذاكرة مثل التفكير في الإجازة، أو استرجاع ذكريات سابقة..أو التفكير بالنوم.
* الاستجابة طواعية للعوائق التي تحول دون إنجاز العمل مثل سيل المحادثات التلفونية اليومية، الزيارات المتكررة التي يقوم بها الأهل و الأصدقاء نتيجة لعدم تحديد موعد مسبق، متابعة التلفاز لفترات طويلة..قد يحدث أحيانا أننا لا نترك هذه المعوقات تحدث فحسب بل قد نشعر بالسعادة لوقوعها أحيانا لأنها تأخذنا بعيدا عن عناء العمل والواجبات المدرسية الأمر الذي قد يؤدي إلى تزايد الارتياح النفسي لمثل هذه المعوقات والوقوع تحت سيطرتها.
* قضاء فترات طويلة في تناول القهوة والشاي أو وجبة الغداء أو الذهاب في مشوار طويل يستغرق كثيرا من الوقت.
* تركيز الاهتمام على إنجاز الأعمال الثانوية و الغير مهمة بدلا من التركيز على ما يجب إنجازه فقط.
* قضاء وقت طويل لإنجاز مهمة بسيطة لا تستدعي كل ذلك الوقت.
* الخوف من الفشل يكون أحيان أحد الأسباب التي تدفع الفرد إلي المماطلة.

الخوف من الفشل:
الخوف هو أكثر الأعراض وضوحا وأكثرها تكرارا ويساعد على التفشي السريع لفيروس المماطلة وعندما لا ينجز الإنسان عمله أو يقوم بتأجيله يوما بعد أخر فإنه يسعى في واقع الأمر لحماية نفسه وإذا لم يحاول فإنه وبكل وضوح لن يفشل إلا أنه في الوقت ذاته لن يتمكن من إحراز أي نجاح ويجب ألا يغيب هذا عن بالنا ولو للحظة واحدة.
إن الفشل في مواقف سابقة لا يعني أننا سوف نفشل مرة أخرى، فإن الحياة تتغير دائما ويجب النظر إلى الأخطاء السابقة كمصادر مهمة لمعلومات في غاية الثراء، وعليه يجب أن نتذكر القول المأثور:" لا خوف ولا خجل من عثرة الحجر" إن المخيف والمخجل هو التحرك أو التعثر على الحجر نفسه مرتين.


الأضرار الحقيقية للمماطلة:
* من أكثر مضيعات الوقت خطورة.
* يخرج خطتك عن مسارها.
ي * راكم العمل.
* قد يحرمك من النجاح ، حيث أننا غالبا ما نؤجل الأعمال الصعبة..المتعبة..غير محببة والثقيلة على النفس.
* والآن ربما نتساءل ما الذي يدفعنا للمماطلة واختلاق الأعذار بعد كل هذه الأضرار المترتبة عليه..ما الذي يدفعنا إلى تأجيل الأمور المهمة والتي يمكن أن تحدث تغيير في حياتنا ..مثلا لما لا نذاكر ونحن تعرف أن دخول الجامعة يتطلب تقدير عاليا وذلك مع رغبتنا في دخولها …!!

لماذا نماطل وتختلق الأعذار؟؟
هناك أسباب كثيرة تدفعنا لذلك منها:
* الكسل : حين تقول لنفسك :" أنا الآن غير مستعد لإنجاز هذا العمل " ، إذن لماذا لا أؤجله؟؟؟
* الأعمال الغير محببة تدفع الإنسان إلى التأجيل وهو السبب الأكثر شيوعا.
* الخوف من المجهول،إننا نعتبر كل مهمة نكلف بها من المجهول، إذا لم نبدأ بها فإذا بدأنا بها زال الخوف.
* انتظار ساعة الصفاء و الإبداع وهي لا تأتي وحدها يجب أن نبدأ ونبحث عنها
* الأعمال الصعبة والكبيرة تشجع الإنسان المماطل على تركها ريثما يتاح وقت أطول لإنجازها.
* التردد والرغبة الملحة في أن يكون الشخص مصيبا دائما.
* الخوف من أن تخطئ .
* البحث عن الإنجاز المطلق والأمثل..والذي لن يتحقق .

كيف نقضي على المماطلة والتسويف:
أهمية وضع الأهداف:
أسهل طريقة لمعالجة المماطلة هي ألا ندعها تبدأ من الأساس ولكن ماذا نفعل إذا تسللت إلى حياتنا؟إن الأشخاص الناجحين في حياتهم هم ممن يتحدثون بوضوح وبساطة عن أهدافهم وبذلك تكون أهدافهم قابلة للتحقيق بأسرع ما يمكن لأنهم قد حددوا أهدافهم بطريقة دقيقة متسلسلة ومقسمة إلى أجزاء، مما يجعل عملية إنجاز أهدافهم تسير بأسرع مما نتصور .
لكي نحدد أهدافنا بشكل قاطع ونهائي يجب النظر في هذه الأسئلة.
ما هي أهدافنا؟ مثال على ذلك "أنا أريد أن أحصل على مجموع عالي لأستطيع الالتحاق بالجامعة وبالتخصص الذي أريد وهو هندسة الحاسب الآلي".
هل نرغب حقيقة في تحقيقها؟…"هل أنا جاد في رغبتي في الحصول على معدل عالي؟".
ما هو الزمن الذي ينبغي أن نستغرقه كل يوم أو كل أسبوع لتحقيق أهدافنا؟" كم ساعة أضعها لدراسة المواد وحل الواجبات".
هل نحن جديرون بتحقيق أهدافنا؟…" هل أنا قادر على العمل لتحقيق هذا الهدف؟ هل أنا أستطيع المثابرة على متابعة دروسي لأحصل على نجاح بتفوق؟" وتذكر أنك تمتلك قدرات على تحقيق أهدافك أكثر مما تظن و تتوقع .
هل تساورنا مخاوف أو قلق أو تناقضات تتعلق تحقيق جزء من خطتنا للوصول إلى أهدافنا؟…" هناك بعض المسائل الرياضية أو الفيزيائية… لم أفهمها.أنا لدي خوف شديد وأتعرض للقلق من قاعة الامتحان….والداي يريدان أن أدخل كلية الطب".
ما هي أكبر العقبات في رأينا التي تحول دون تحقيق أهدافنا؟..وهي تختلف من شخص لأخر وغالبا ما تكون عقبات داخلية نابعة من الشخص نفسه أو من داخل المؤسسة.
هل نحن على استعداد لبذل كل ما لدينا من طاقة ومقدرة لتجاوز هذه العقبة؟ إذا كانت الإجابة بلا… فلنطرح السؤال التالي ..هل أرغب حقيقة في الوصول لهذا الهدف؟ وإن كانت الإجابة مرة أخرى بلا أيضا فإننا ننصح عندها بعدم تضييع أي وقت وأن تختار هدفا أخر …مثال على ذلك تحدث أحيانا بأننا نختار الهدف الأفضل والمثالي وليس الهدف المناسب لقدرات الشخص أو المؤسسة…واختيارنا لهدف أخر ليس مشروعا فحسب بل في غاية الذكاء طالما سيوفر الوقت والجهد..فيجب أن نشرع في العمل على الفور.


اقضي على المماطلة:
بعد أن وضعنا أهدافنا يجب أن نفكر رأسا في التنفيذ ..وهنا تظهر قدرة الإنسان على اختلاق وتأليف الأعذار ..وأسوأ ما تتميز به عملية اختلاق الأعذار هو أننا وعند لحظة اختلاق العذر نبدأ في الاقتناع بأنه حقيقي، إنها آلية دفاع طبيعية وتلقائية عن النفس تحمي عشقنا لذواتنا خاصة عندما تحركنا القوة الدافعة وتأمرنا لأن نكون مثالين، كما أن عقلنا الباطن يبدع ويتفنن في اختلاق الأعذار وبمهارة فائقة.، كيف يمكننا أن نتخلص من عملية اختلاق الأعذار؟؟
* وضع وقت محدد للإنهاء من كل مهمة.
* خذ على نفسك عهدا وقل لنفسك لن أختلق الأعذار لتأجيل الأعمال .
* تعاهد مع نفسك بأنك لن تقوم – من مكانك ــ حتى تنتهي من الجزء الذي قررت أن تنهيه لهذا اليوم.
* اكتب قائمة بالأشياء التي تؤجلها دائما …حلل هذه القائمة..لاحظ وجود نمط معين من هذه الأعمال.
* شجع نفسك واسألها ..ما المشكلات التي سوف أسببها لنفسي حين أؤجل هذا العمل؟ أكتب تلك المشكلات في قائمة ..الآن هل تريد فعلا أن تعيش وسط كل هذه المشكلات؟..اجعل لنفسك حافز يدفعك لإنجاز هدفك ..أعد لنفسك مكافأة * عند الانتهاء من العمل ــ مثلاــ كإجازة خاصة إضافية ، أي شيء أنت نحبه.
* أفضل طريقة للتعامل مع المهام التي تؤجلها دائما هي أن تبدأ بها فورا، أخير لا تتردد وتذكر أن إنجاز مهام عديدة جيدة خير من محاولة إنجاز مهمة واحدة مثالية…..تذكر أيضا حكمة" لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد إلى الغد"…فابدأ العمل الآن، وأنجز العمل.

المذاكرة وتنظيم الوقت .

تنظيم الوقت هو اتباع جدول معين لتنظيم المذاكرة في نطاق المشاغل العائلية والحياتية.

توجيهات:

راقب وقتك.

لاحظ كيف تقضي وقتك.

كُن حريصاً على استثمار وقتك.





معرفة كيفية قضاء وقتك سيساعدك على تخطيط واستكمال واجباتك المدرسية.

اكتب أعمالك في جدول , ورتبها حسب الأهمية. قسم أعمالك الى ما ستؤديه فورا وما ستعمله في وقت لاحق.

احصل على جدول أعمال أو مذكرة يومية( أسبوعية ). اكتب مواعيدك وحصصك واجتماعاتك حسب جدول زمني. كُن دائماً على معرفة بأعمالك
اليومية , ولاتنم يوماً دون أن تعرف واجباتك لليوم التالي.
احصل على جدول أعمال للمدى البعيد. استخدم جدولاً شهرياً لتُخطط للمستقبل. التخطيط على المستوى البعيد يُساعدك في الاستفادة من وقت
فراغك.




تخطيط جدول مثمر للمذاكرة.

خُذ قسطاً كافيا من الراحة, و الغذاءً الصحي , ولاتنسَ وقتاً للمرح ايضاً.

رتب الواجبات حسب الأولويات.

استعد للنقاش والأسئلة الفصلية قبل الحصة.

رتب وقتاً لمراجعة محاضراتك بشكل فوري بعد الحصة.

ملاحظة: النسيان يكون أكثر بعد مرور ال24 ساعة الأولى.

رتب فترات للمذاكرة مدتها خمسون دقيقة.

ذآكر في مكان خالٍ من الإزعاج.

خطط لاستخدام وقت فراغك.

حاول أن تجعل أوقات دراستك خلال ساعات النهار ما أمكن .

راجع جدول أعمالك أسبوعياً واحرص على أن تكون عبداً له.

إن الرضى الذي ستحظى به نتيجة إتمام عملك , سيشعرك بنتيجة إنجازك.





خطوات عملية للاستفادة من الوقت .

إن الوقت هو الحياة , ومن ضيع وقته فقد ضيع حياته , وإنه لمن العجب كل العجب أن نجد أناساً يستهينون بأوقاتهم ويضيعونها .. سدى وهملاً , فتمر أعمارهم ويتركون دنياهم ولا أثر لهم يذكر , ولا تذكرهم صفحات التاريخ بل ولا يذكرهم الأحياء ..
يقول الحسن البصري – رحمه الله – 'ابن آدم إنما أنت أيام , كلما ذهب يوم ذهب بعضك' .
وقال ابن مسعود – رضي الله عنه – 'إني لأكره أن أرى الرجل فارغاً ليس في عمل آخرة ولا عمل دنيا' .
وقال الحسن : 'بادر أجلك ولا تقل غدًا غداً فإنك لا تدري متى تصير إلى الله' .
وقال أبو الوفاء بن عقيل : 'إني لا يحل لي أن أضيع ساعة من عمري , حتى إذا تعطل لساني عن مذاكرة ومناظرة وبصري عن مطالعة , أعملت فكري في حال راحتي وأنا متطرح , فلا أنهض إلا وقد خطر لي ما أسطره وإني لأجد من حرصي على العلم وأنا في الثمانين أشد ما كنت أجده وأنا ابن عشرين ' .
وكان يقول :'وأنا أقصر بغاية جهدي أوقات أكلي حتى أختار سف الكعك وتحسيه بالماء على الخبز , لأجل ما بينهما من تفاوت المضغ , توفراً على مطالعة أو تسطير فائدة لم أدركها '
والوقت أسهل ما عنيت بحفظه ... وأراه أسهل ما عليك يضيع ...

فهكذا كان ميراثهم – ميراث العلماء – وسلف هذه الأمة في الاستفادة بالوقت والاعتناء به .
ونحن سنحاول – إن شاء الله – معاً أن نضع معك – أيها القارئ الكريم – خطوات عملية للاستفادة بالأوقات .. لعلها تكون نفعاً لك في اقتداء آثارهم الصالحة :-

الخطوة الأولى : أدرك أهمية وقتك ..
إن الذين لا يدركون أهمية أوقاتهم هم أكثر الناس تضييعاً لها , وإلا فلم يحافظ على وقته من لم يعلم قيمته ؟!! ولذلك فإننا ننصح بعدة نصائح في هذه المجال لإدراك أهمية ما لديك من وقت .. فتعالى معي :-
-وقت الفراغ هو خرافة وضعها الفارغون فلا تردد هذه اللفظة ولا تستعملها فإنه لا فراغ إلا عند التافهين .
- قال الحسن – رحمه الله –: أدركت أقواماً كان أحدهم أشح على عمره ووقته منه على درهمه وديناره .
-إن كل دقيقة تمر بك تستطيع من خلالها أن تعبد الله أو تذكره أو تسبحه أو تشكره أو تؤدي خدمة للمسلمين أو تأمر بمعروف أو تنهى عن منكر أو تعلم خيراً .. فكم تساوي هذه الدقيقة إذن ؟؟؟
- هناك معادلة بديهية ينبغي إدراكها وهي أنه لا قيمة للوقت عند الفارغين ولا قيمة للفارغين في الحياة وبين الناس ..
-الغربيون يثمنون أوقاتهم ودقائقهم وساعاتهم بمقياس الدولار واليورو .. ونحن نقيس ساعاتنا .. برضا الله سبحانه عنا في عبادة أو جهاد أو كسب حلال ..

إن ساعة من وقتك تستطيع فيها أن تمسح عبرة يتيم أو تعين عاجزاً أو تغيث ملهوفا ..كم تساوي بمقياس البشر .. وكما تساوي بمقياس الآخرة ؟؟
- عاشر وخالط الذين يهتمون بأوقاتهم كي تصيبك العدوى .. وإياك والفارغين .. وابحث عن دواء يمنع عدواهم ..
-اذكر دائماً أن أهل الجنة لا يندمون على شئ ندمهم على ساعة لم يطيعوا الله فيها .. وأن ركعتين مما نستقل عن صلاتنا أحب إلى أهل القبور من دنيانا وما فيها .. فهل نغنم الفرصة قبل ضياعها ؟!!
- ما من العلماء والصالحين أحد إلا وهو حريص على كل دقيقة من وقته وما من الجهال والمذنبين أحد إلا وهو مضيع لأوقاته .. فتدبر !!! .

الخطوة الثانية : قف وقفة حزم :
كثير ممن تضيع أوقاتهم بغير فائدة هم أناس غير حازمين , وفي كثير من الأحيان مترددون , لا يستطيعون أخذ القرارات ولا إصلاح الخطأ من حياتهم وذلك من أكبر الأسباب التي تؤثر في ذهاب الأوقات وضياعها .. ولذلك فعليك بإمعان النظر في النصائح الآتية :
-قف مع نفسك وقفة تدبر فيها قول الله تعالى: 'وأن ليس للإنسان إلى ما سعى' ...
- رتب أهدافك ... أهداف حياتك عموماً ثم أهدافك المرحلية ثم أهدافك القريبة جداً واجعلها لا تغيب عنك أبداً .. ستشعر بالفارق الكبير .. إن الذي لا يدرى إلى أين يسير سينتهي حتماً إلى نقطة ..
- بعد تدوينك لأهدافك بوضوح ينبغي لك أن تسأل نفسك في كل عمل تقوم به .. هل هذا العمل يقربني من أهدافي أو يباعدني عنها أم يقف بي فلا يقربني ولا يباعدني أم أنه ربما يقربني وربما لا .. وعليك ألا تقدم على ذلك العمل إلا إذا وجدته يقربك من هدفك ..
- سئل أحد الإداريين الناجحين : ما الذي يمنع الناس عن النجاح ؟ فأجاب : الأهداف غير الواضحة .
- ليس عيباً مطلقاً أن تكتب أهدافك بخط واضح وتعلقها على جدار الغرفة أو أن تحملها في كارت واضحة في حقيبة يدك .. وأن تتدبرها كل وقت ..
- ركز على أهم الأعمال التي تنتج النتائج المرغوبة واترك الأعمال التي ربما تنتج وربما لا تنتج .. وبعبارة أوضح أهمل من الأعمال قليل الفائدة ..
- حاول أن تستعمل الكتابة في إنجاز الأشياء وتذكرها فإن ذلك يباعد عنك القلق والهم وسوف تستطيع أن تنام بعمق إذا كانت واجباتك مدونة .
- المفكرة اليومية وسيلة ناجحة ولكنها تحتاج إلى أناس يقظين !!
- إياك أن تكتب برنامجاً يومياً تستغرق في كتابته ساعة ثم تنساه في مكان ما !!! .
- إذا وضعت لنفسك جدولاً للعمل والاستفادة بالأوقات فأعط فرصة للتعديل فيه عند الحاجة .
- لا تثقل على نفسك أثناء وضعك لجداولك ولا تكن مثالياً أكثر من اللازم وحاول أن تقترب من الواقع لتقترب من النجاح .
-ابتكر لنفسك خطة للاستفادة بأوقاتك بأقصى قدر ممكن ولتكن خطتك شاملة لجميع أولوياتك واهتماماتك .
- حدد موعداً لإنهاء الواجبات المطلوبة منك , وكذلك حدد موعداً لما تطلبه من الآخرين .
- لابد أن تحتوي خطتك وقتاً للراحة والرياضة والترفيه فإنها أوقات دافعة للنجاح والإنجاز .. وليست أوقاتاً للفراغ !!

فن إدارة الوقت .

الفصل الأول : سيطر على وقتك

أولاً : أزل من عقلك خرافة[ الوقت حر]
إن التفكير بالأشياء الملموسة مثل السيارات والبيوت أسهل من التفكير بالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غير مرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظى بالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنك ستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمة ولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتى جنحة ، ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناً قول القائل : اعمل ذلك في وقتك الحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم ، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أن لا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .

ثانياً : قدِّر لمجهودك ثمرة أعلى من الثمرة الحالية
فإذا بدأت تفكر بأن وقتك فعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياً تلك الثمرة ، وما سيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأ بالبحث عن طرق لتقليل الهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة ، وربما وهو الأهم ستبدأ بالاختيار بدقة أكثر المشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحد إلا باختيارك ، ولا تعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .

ثالثاً : حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه
إن كنت من الذين لا يستطيعون أن يستثمروا وقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتك والوقت الذي قضيته في أداء كل عمل من أعمالك ، وربما لا تكون هذه الطريقة ضرورية للناس الذين تعلموا إدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجد صعوبة في إدارة وقته فإن الاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجل يمكن أن يكون له أثر الصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتم فقدانه ببساطة ، إن السجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .

الفصل الثاني : نظّم نفسك ورتب أولوياتك
إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هو الموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهم يصنعون قائمة بالواجبات ، ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي ؛ وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباع الأمور التالية :
1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك .
2- ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك .
إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك ، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك .
3- اكتب كل واجبات يومك .

هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة ، منها :
أ-إذا كانت الواجبات مدونة فبإمكانك أن تنام بعمق أكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد .
ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحل المشاكل ، وليس فقط ليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليس إلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر .
ج-إذا كانت الواجبات مدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.
4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك .
وحتى تكون لائحتك عملية فلابد أن :
• لا تعتمد على مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك .
• لاتعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس .
• تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو في حاسوب .
• اجعل قائمتك حديثة .
• تأكد من أن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات .
5- افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك يفعلوا ذلك أيضاً .
راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيك تأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعات التالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متى استخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلى النسيان .
6- حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة .
يجب أن تكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلا أجبرت نفسك على أكثر من طاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم ، وتحتاج إلى عملها بشدة في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً ، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك .

7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك .
ضع الواجبات المطلوبة على لائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة ، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية محددة .
8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك .
فعليك أن تضع لوائح واجبات لمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .

9- اعمل لائحة للمدى الطويل .
يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل ، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية ، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها ، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سيحتاجها كل من مشاريعهم الموجودة على لائحة المدى الطويل حتى تنتهي ، بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها .

ترتيب الأوليات .

التنظيم الايجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما : التخطيط وترتيب الأولويات . وقد وضع ( ادوين بلس ) في كتابه ( GET THINGS DONE ) أبجدية ترتيب الأولويات . وكلمة أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات كما يلي :

أولوية ( أ ): خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال ادارة الأزمات أو بأسلوب المطافىء التي لا تتدخل الا بعد اشتعال الحريق . ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج الى تخطيط ، أو لأنهم مجبرون على ذلك .
أولوية ( ب ) : خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة ، وهي الأعمال التي ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وادارة المستقبل . ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى ، ولأتهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول ، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل .

أولوية ( ج) : تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة ، وهي الأعمال التي ننجزها لارضاء الآخرين ، أو لعدم ادراكنا لضآلة قيمتها ، أو لأننا غير مدربين على ادارة الذات واشتثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة .
الادارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في ادارة الأولوية (ب) ، وجزء كبير من الوقت في ادارة الأولوية ( أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج) .

في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة .
وهذه الأنشطة لاتدخل في صميم العمل ، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل ، مثل : الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في أي شيء ، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة ، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية ، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل . هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية ( ب ) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة ( د) .

أعمال اليوم والأسبوع :
بعد أن تعرفت على ( أبجديات ) تحديد الأولويات ، يمكنك استخدامها جنبا الى جنب الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي :

1- خطط لعمل الغد من اليوم ، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل ، وضع هذه القائمة مبكرا ، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة .

2- كن مرنا واستخدم احساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل .

3- حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جدا ، والتي تحتاج الى تركيز شديد . في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك ، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات . خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها .

4- لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات ( أ) و ( ب ) واحذر أن تطغى الادارة بأسلوب المطافىء على عملك وحياتك . لا تجعل الأولوية ( أ ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم ، وخصص بعض الوقت للأولوية ( ب ) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية . عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بغض أهدافك طويلة المدى ، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو الحياة .