دورات تدريبية (التخطيط والإعداد السليم للإلقاء)

التخطيط والإعداد السليم للإلقاء



إذا كنا نستطيع نقل الأفكار, والآراء بوضوح أثناء المواقف اليومية بدون الاستعداد لذلك, فلم نحتاج إلى الاستعداد لأداء الإلقاء؟ هناك سببان رئيسيان لذلك, هما:



أولاً: خلال إلقاء يستغرق مدة عشرين دقيقة, أو أكثر سنحتاج إلى نقل كمية كبيرة من المعلومات, تفوق كثيراً ما اعتدنا على نقله في جلسة يومية. فنادراً ما يحصل الحضور على فرصة أثناء الإلقاء لمقاطعة المتحدث, والاستفسار عن شرح لمعلومة ما, ولذلك علينا أن ننقل أفكارنا بأقصى درجة ممكنة من الوضوح. نريد أن نمنح الإلقاء تنظيماً يسهل متابعته, وأن نطرح الأفكار بطرق يستطيع الحضور فهمها, واستيعابها بسهولة ويسر.



ثانياً: إن لم نكن معتادين على أداء الإلقاء, فإن الموقف قد يكون مليئاً بالمفاجآت غير المحددة, التي تحدث قلقاً يصعب علينا أداء الإلقاء على النحو المطلوب, ونجد صعوبة في نطق كلماتنا, ولا نستطيع التفكير بوضوح. إن الاستعداد يساعدنا على إزالة الأمور المجهولة من الإلقاء. وفي الواقع, فإن الاستعداد للإلقاء يمنحك الثقة في الأداء بطريقة طبيعية أكثر.



دعنا ننظر إلى بعض هذه الأمور المجهولة. هنالك أربعة مكونات أساسية لأي إلقاء, والاختصار ح و/ م ر سوف يساعدك على تذكرها :

ح = الحضور, و = الوسيلة, م = المقدِّم, ر= رسالتك.



يواجه المقدِّم محدود التجربة, والخبرة أموراً مجهولة في مجالات أربعة:

ماذا يتوقع الحضور؟

هل سيصغون إليّ؟

كيف ستكون ردود أفعالهم لما سأقوله لهم؟

كيف سأقف أمامهم؟

هل يجب عليّ استخدام الكثير من الشرائح؟

هل أتصرف معهم بطريقة رسمية؟

ماذا يحدث لو أنني نسيت ما أريد قوله لهم؟

هل سيفهمون ما سأتحدث عنه؟



إن الاستعداد يجيب على هذه الأسئلة, وعلى كثير غيرها مما يمكن أن يسبب المتاعب للمقدِّم قليل الخبرة, والتجربة (وحتى للمقدِّمين الذين اعتادوا على تقديم العديد من الإلقاءات). كما أن الاستعداد يساعدك على تجنب العديد من المآزق.



بعض المآزق العامة التي تحدث في الإلقاء:

الحضور:

لم تفهم سبب تواجد الناس, ولم تزوّد الناس بالمعلومات التي يريدونها, أو يحتاجونها حقاً.

بالغت في تقدير المعرفة المتوفرة لديهم عن الموضوع, ولم يستطيعوا فهم الموضوع الذي كنت تتحدث عنه.



الوسائط:

قمت بإعداد الإلقاء مشدداً التدقيق على تفاصيل الموضوع, واخترت كلماتك بعناية, وقدمت الإلقاء كلمة بكلمة, فبدا الإلقاء مملاً, وتوقف الحضور عن الإصغاء إليك.

بدت الشرائح التي أعددتها باحترافية فائقة الروعة, ولكن حينما شرحت هذه الشرائح كان الحضور مهتمين بالشرائح أكثر من اهتمامهم بما كنت تتحدث عنه.



مقدِّم الإلقاء:

ركزت عينيك على ملاحظاتك المدونة بسبب قلقلك على نقل رسالتك بشكل صحيح, فشعر الحضور بأنهم مهملون من جانبك, ولم تلاحظ تشتت انتباههم عن الإلقاء.

لم تتوقف وقفات مؤقتة أثناء الإلقاء بسبب خوفك من إمكانية اعتقاد الناس بأنك نسيت ما أردت أن تنقله من معلومات إليهم,ولم تعط الحضور برهة من الزمن لكي يستوعبوا فكرة ما, قبل أن تبدأ في شرح الفكرة التي تليها.

الرسالة :

لم تكن واضحاً في عرض الرسالة التي أردت نقلها للحضور, ولم يعرف الحضور تلك الرسالة أيضاً.

شرحت أفكارك عن طريقة إعطاء أمثلة ممتازة, ولكنها لم تكن مناسبة للحضور, لقد فقد الحضور الاهتمام برسالتك, وفقدت رسالتك تأثيرها عليهم.



نقاط هامة


الإعداد للإلقاء يمنحك الثقة لتكون أنت ذاتك عند تقديم الإلقاء.

الإعداد السليم يحقق أهدافه عن طريق إحداث تغيير ما في آراء الحضور.

هنالك أربعة عناصر في الإلقاء, هي : الحضور, والوسائط, ومقدم الإلقاء, والرسالة.

التركيز على احتياجات, وتوقعات الحضور سيساعدك على تجنب المآزق.

وبدراسة هذه الأمثلة ستلاحظ بأن الحضور هم دوماً بؤرة المشكلة, وذلك لأنك من خلالهم فقط تستطيع تحقيق أهداف إلقائك. فعليك عند الإعداد لأي إلقاء أن تبدأ بدراسة الحضور.



الإلقــاء بثقــة *



المتحدثون من غير ذوي الخبرة, والتجربة, الذين يفتقرون إلى الثقة بالنفس, ويستعدون استعداداً متواضعاً, أو لا يستعدون على الإطلاق للإلقاء, لا يستطيعون في العادة نقل الآراء, وتبادلها بفاعلية مع الحضور, كما أنهم يترددون نوعياً في الحديث إلى الحضور, وسيواجهون المصاعب حتى في نطق كلماتهم, وقد يقفزون من عنوان لآخر دون أي منطق واضح, ويقومون بشرح بعض الأفكار بإسهاب, ويعرجون على البعض الآخر بصورة سطحية فقط. وسوف يتعجلون في الحديث لتفادي أية فجوات طويلة خوفاً من اعتقاد الحضور بأن المتحدثين قد نسوا ما كانوا يريدون الحديث عنه, لا بل وربما يرتجفون بعصبية, وقلق, ويثبتون بصلابة في مواقعهم محملقين في نقطة ثابتة, ومتجنبين النظر مباشرة إلى الحضور.



فإذا أظهر أحد المتحدثين المتوترين بعض هذه العلامات, فإن التأثير المتوقع أن يحدثه الإلقاء سوف ينخفض انخفاضاً كبيراً, وإن لم يحدث اتصال عبر العيون (عيون المقدم والحضور) على سبيل المثال, فإن الجمهور سيشعر لا إرادياً بأنهم غير معنيين في مجريات الإلقاء, وفي غياب التنظيم الواضح لما يسمعون, يصعب عليهم متابعة ما يجري في الإلقاء, كما أن غياب فترات التوقف المؤقت سيعني عدم توفر الوقت لديهم لاستيعاب فكرة ما قبل أن يفاجئوا بعرض الفكرة التي تليها.



إن توفر الثقة, والقناعة لديك بذاتك, وقدراتك, تساعد على التغلب على العديد من هذه المشكلات ومثيلاتها, ففي المواقف اليومية, يستطيع الناس ضعيفو الثقة بأنفسهم, عادة, أن ينقلوا أفكارهم بفاعلية, فكيف لا يستطيعون القيام بذلك في إلقاء رسمي؟ أحد أسباب عدم استطاعتهم يعود إلى افتراضنا بأن الإلقاء يتطلب مجموعة مختلفة من المهارات, وهو لا يتطلب ذلك. هنالك فرق ضئيل فيما بين طريقة التحدث بصفة رسمية لزملاء في العمل, والحاجة إلى التحدث لكي نقدم إلقاء مؤثراً لجمهور عريض من الحضور.



فإذا دونت الطريقة التي تود التعبير من خلالها عن فكرة ما خلال إلقاء معيّن, فإنك ستفكر بعناية في الطريقة التي تريد أن تعبر بواسطتها, وبالتأكيد فإنك ستقوم بكتابة جمل مكتملة, وصحيحة لغوياً, ولكن ذلك لا يمثل الطريقة التي نتحدث بها. وإذا نطقنا تلك الجمل كما هي مكتوبة, فإنها سوف تبدو غير طبيعية, استمع لبعض الناس وهم يتحدثون, فهم غالباً ينطقون جملاً غير مكتملة, وقد يتجاهلون معظم قواعد اللغة, ولكنك لا تزال تفهم ما يقولون بوضوح, وما يقولونه يبدو طبيعياً لديك. وفي الإلقاء, نريد أن نكون, ونبدو طبيعيين, وعفويين, وأن نعيش الوضع نفسه الذي نكون عليه خلال محادثاتنا اليومية الحيوية.



ثمة أشياء تحدث بشكل طبيعي حينما نتحدث بصورة غير رسمية, وهذه الأِشياء نفتقدها أثناء الإلقاء, إننا نستخدم الاتصال عبر العيون, على سبيل المثال, لنوحي للناس بأننا نعتزم التحدث إليهم, ولنضمن جذب انتباههم واهتمامهم بنا. ثم نعيد الاتصال عبر العيون مع الحضور بصفة منتظمة أثناء التحدث إليهم لاستقطاب إجاباتهم وردودهم, باحثين عن إشارات توحي بأنهم يفهمون ما نقوله لهم. فإذا شعرنا أنهم لم يفهموا ما عبّرنا عنه, فإننا نلجأ إلى إعادة بعض ما تحدثنا عنه, أو شرحه بطريقة أخرى, أو ربما نورد مثالاً لتوضيحه, إننا نقرأ الإشارات الصادرة عن الحضور بصفة متواصلة, ونستجيب لتلك الإِشارات. وبالمثل, فإننا نستعمل تعبيرات الوجه, والإيماءات, ونغمة الصوت بطريقة آلية لمساعدتنا في نقل ما نريد من رسائل إلى الحضور. فأمام الحضور الذين يستمعون لإلقاء معيّن, قد نتصلب خوفاً, ونصبح غير قادرين على استعمال المهارات التي نطبقها في مواقف أقل رسمية منها.



إن اعتقادنا بالحاجة, إلى حد ما, لنؤدي الإلقاء بطريقة مختلفة, يضاعف توترنا, وعصبيتنا أثناء أداء الإلقاء, فالعصبية استجابة بيولوجية لوجودك في موقف غير عادي ومجهول. وما نحتاجه عبارة عن طريقة تحفظ لنا وضع العصبية تحت السيطرة, والتحكم الذاتي, وحصرها في اتجاه معين, لا بل, وتسخيرها لخدمة غرضنا من الإلقاء. وهذا يتحقق من الثقة بالنفس, ومن الاعتقاد بأننا نستطيع أن ننقل أفكارنا بطريقة مؤثرة, فهذه الثقة تترجم الطاقة العصبية إلى الحماسة في نقل رسالتنا. إن أفضل طريقة تمنح نفسك الثقة من خلالها هي أن تكون مستعداً استعداداً سليماً للإلقاء. وننصحك بالبدء بالاستعداد لأي إلقاء رئيس قبل موعده بعدة أسابيع.